Tietosuojaseloste

ASIAKAS- JA JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Tämä rekisteriseloste koskee Metsänhoitoyhdistys Etelä-Karjala ry jäsenten ja asiakkaiden (jäljempänä ”rekisteröityjen”) henkilötietojen käsittelyä.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, kuinka käytämme henkilötietojasi. Kerromme mm. mitä henkilötietoja keräämme, kuinka pidämme ne turvassa ja kuinka varmistamme yksityisyydensuojasi. Lisäksi kerromme keräämiimme henkilötietoihisi liittyvistä oikeuksistasi.

Metsänhoitoyhdistys käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja pääasiallisesti jäsenyyden ylläpitoa varten, edunvalvontaan, yhdistyslain velvoitteita noudattaakseen ja hoitaakseen asiakkaidensa toimeksiantoja. Tietoja käsitellään myös Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:ssa, edunvalvontaan liittyvän viestinnän sekä suoramarkkinoinnin lähettämistä, laskutusta sekä sähköisten palveluiden toteuttamista varten.

Kunnioitamme jäsenten ja asiakkaiden yksityisyydensuojaa ja olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Metsänhoitoyhdistys Etelä-Karjala ry
Elisa Kojo
0505846654
Elisa.Kojo@mhy.fi

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Jäsentiedot

  • Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Y-tunnus
  • Henkilötunnus
  • Kiinteistötiedot
  • Metsävaratiedot
  • Metsäpinta-alat
  • Jäsennumero
  • Jäsenlaji, kuten henkilörekisteröity, kannatusrekisteröity, kunniarekisteröity
  • Jäsenyyttä koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
  • Palvelujemme osto- ja tilaustiedot, sekä kuvaukset käyttämistäsi palveluista
  • Tiedot toiminnasta yhdistyksessä, kuten luottamustehtävät
  • Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
  • Muut mahdolliset suostumukset

Asiakastiedot

  • Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Y-tunnus
  • Henkilötunnus
  • Kiinteistötiedot
  • Metsävaratiedot
  • Metsäpinta-alat
  • Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
  • Muut mahdolliset suostumukset
  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
  • Palvelujemme osto- ja tilaustiedot, sekä kuvaukset käyttämistäsi palveluista
  • Muistiinpanot tapaamisista / sovituista asioista

Edellä luetellut tietotyypit eivät ole tyhjentäviä ja joissakin tapauksissa saatamme joutua keräämään lisätietoja tässä selosteessa kerrottuihin tarkoituksiin tai tarjotaksemme sinulle tiettyjä palveluita.

Tiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään. Satunnaisesti tietojen hankkimiseen ja päivittämiseen voidaan käyttää ulkopuolisia lähteitä, kuten Maanmittauslaitoksen tai Suomen Asiakastieto Oy:n tietokantoja, VRK/Väestötietojärjestelmää taikka Postin osoitetietojärjestelmää varmistaaksemme, että rekisteröityä koskevat tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

Jäsenten henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:

  • jäsenyyden ja jäsenrekisterin ylläpitoon
  • vaalirekisterin ylläpitoon
  • laskutukseen ja maksun valvontaan
  • jäsenkirjeiden, -lehtien ja -tiedotteiden lähettämiseen
  • jäsenyyttä vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
  • jäsenten neuvontaan ja koulutukseen
  • jäsenetujen tarjoamiseen ja käytön edistämiseen sekä niiden käytön valvontaan
  • ammatillisen ja muun edunvalvonnan tarpeisiin laadittavien tilastojen ja tutkimusten sekä selvitysten laatimiseen
  • muihin rekisteröidyn pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin
  • vahvistaaksemme henkilöllisyytesi

Asiakkaiden henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:

  • asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon
  • toimeksiantojen hoitoon
  • laskutukseen ja maksun valvontaan
  • asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen
  • asiakkuutta vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
  • muihin rekisteröidyn pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin
  • vahvistaaksemme henkilöllisyytesi
  • suorittaaksemme tilastollisia analyysejä
  • parantaaksemme palvelujamme

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla oikeusperusteilla:

  • Lakisäätäinen velvoite: Metsänhoitoyhdistyslain ja yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenrekisteriä, johon merkitään jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Käsittelemme jäsenten henkilötietoja tämän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Käsittelemme jäsentemme henkilötietoja myös metsänhoitoyhdistyslain meitä velvoittavan tehtävän tarjota jäsenillemme metsän omistamiseen ja metsätalouden harjoittamiseen liittyviä palveluja täyttämiseksi.
  • Sopimus: Asiakkaiden osalta käsittelemme tietoja täyttääksemme asiakkaan kanssa tehdyn toimeksiantoantosopimuksen täytäntöönpanemiseksi, eli henkilötietojen käsittely on sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Toimeksiantosopimuksen täyttämisen yhteydessä henkilötietojen käsittely rajataan vain välttämättömiin henkilötietoihin. Sopimuksen täytäntöönpaneminen oikeusperustana kattaa tarvittaessa myös sopimusta edeltäneet henkilötietojen käsittelytoimet, jos rekisteröity on tätä meiltä pyytänyt ja ennakolta suoritettu henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen solmimiseksi. Jos asiakas ei anna henkilötietojaan käytettäväksi sopimuksen tekemistä ja toteuttamista varten, emme pysty solmimaan ja toteuttamaan sopimusta.
  • Suostumus: Voimme käsitellä rekisteröidyn tietoja rekisteröidyn vapaaehtoisen suostumuksen perusteella mm. tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä taikka luovuttaaksemme tietoja yhteistyökumppaneille jäsen- tai asiakasetujen myöntämistä varten.
  • Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja ammatilliseen ja talouspoliittiseen edunvalvontaan sekä niihin liittyvien tilastojen ja selvitysten laatimiseen, historiikkien kirjoittamiseen ja ansiomerkkien myöntämiseen, jäsenyyden ja asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, jäsen- ja asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä suoramarkkinointiin. Käsittelemme tietoja MTK-konsernin sisällä, sekä osakkuusyhtiöissämme silloin kun taloudellisen yhteenliittymän toiminta näin edellyttää. Käsittelemme henkilötietoja myös, jotta voisimme tarjota parasta mahdollista metsäpalvelua jäsenillemme ja asiakkaillemme. Meidän on pystyttävä käsittelemään henkilötietojasi ja metsävaratietojasi myös yhdistyksemme tavoitteiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi, eli mm. tarjotaksemme palveluita jäsenillemme ja muille metsänomistajille. Nämä tarkoitukset ovat toimintamme kannalta välttämättömiä ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Rekisteröity voi milloin tahansa vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteröidyn tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Markkinointia varten tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan kuin henkilö ei ole peruuttanut suostumustaan vastaanottaa markkinointiviestintää, eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Mikäli henkilö peruuttaa suostumuksen vastaanottaa markkinointiamme, säilytämme tiedon suostumuksen peruuttamisesta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Olemme velvoitettuja säilyttämään henkilötietoja kirjanpitolain mukaista kirjanpitoa ja verolakien mukaista verotusta koskien myös jäsenyyden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen määrättyjen säilytysaikojen verran. Talouspoliittiseen edunvalvontaan liittyvien tilastojen sekä järjestön historiankirjoituksen kannalta merkitykselliset tiedot säilytämme myös jäsenyyden päätyttyä.

Mhy.fi -sivustolta lähetetyt lomaketiedot poistetaan automaattisesti kuuden (6) kuukauden kuluttua lähetyksestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin:

  • Tietojen tarkastaminen, oikaiseminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot ja pyytää meiltä lisäselvitys täydennetyistä henkilötiedoista. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset ja epätarkat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää meitä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, jos emme tarvitsisi henkilötietoja enää niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin. Meillä on reksiterinpitäjänä velvollisuus ilmoittaa rekisteröidylle tehdyistä henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista.
  • Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: Rekisteröity voi saada antamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteyshenkilöön, joka yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa. Edellytyksenä kuitenkin on, että kyse on tiedoista, jotka rekisteröity on antanut, ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella. Siirrämme rekisteröidyn henkilötiedot suoraan toiselle reksiterinpitäjälle, jos tämä on teknisesti mahdollista.
  • Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröity voi henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittely suoramarkkinointia varten painamalla sähköisen suoramarkkinointiviestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteyshenkilöön, joka yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa.
  • Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden. Rekisteröity voi vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä myös tilanteessa, jossa rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä. Tällöin rajoitamme henkilötietojen käsittelyä ajaksi, jonka kuluessa voimme joko varmistaa henkilötietojen paikkansapitävyyden, tai että syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme rekisteröidyn perusteet henkilötietojen käsittelyn vastustamiseksi.
  • Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumuksen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyyn, jota tehdään esimerkiksi yhdistyslain velvoitteiden noudattamiseksi.
  • Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän rekisteriselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän rekisteriselosteen lopusta.

Tietojen luovutukset 

Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille ja vastaanottajaryhmille alla esitetyissä tapauksissa:

  • Suostumus: Voimme luovuttaa rekisteröityä koskevia tietoja kolmansille osapuolille, esimerkiksi jäsenetuyhteistyökumppaneille, rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
  • Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Viranomaisille luovutetaan henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen mukaisesti niiden julkisen tehtävän suorittamiseksi. Esimerkiksi verottajalle luovutetaan jäsenmaksutietoja.
  • MTK-konserni: Tietoja luovutetaan Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:lle edunvalvontaan liittyvän viestinnän sekä suoramarkkinoinnin lähettämistä varten, koska yhdistyksemme on MTK:n jäsenyhdistys. Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK käsittelee jäsenen tietoja myös jäsenen ottaessa käyttöön MTK:n sähköiset palvelut.
  • Osakkuusyhtiöt: Muodostamme osakkuusyhtiöidemme kanssa taloudellisen yhteenliittymän. Voimme luovuttaa tietoja mhy-ketjun osakkuusyhtiöille (kuten Metsätilat-ketju) asiakkaan toimeksiantojen toteuttamiseksi oikeutetun edun mukaisesti.
  • Metsäsertifiointi: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja Suomessa metsäsertifioinnin rekisteriä ylläpitävälle taholle. Metsänhoitoyhdistyksen jäsen kuuluu automaattisesti alueellisen PEFC-sertifioinnin piiriin.
  • Tutkimus: Voimme luovuttaa henkilötietoja tieteellistä- tai historiallista tutkimustarkoitusta varten.
  • Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei rekisteröity ole tätä kieltänyt, tai nimenomaisesti antamaansa suostumusta peruuttanut.
  • Toimeksiantojen toteutukset: Voimme luovuttaa asiakkaan työmaita koskevia tietoja työntekijöille ja urakoitsijoille asiakkaan antaman yksilöidyn toimeksiantosopimuksen toteuttamiseksi.
  • Oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos aiomme käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin, ilmoitamme rekisteröidylle tästä muusta tarkoituksesta ennen kyseistä jatkokäsittelyä.

Tietojen siirrot

Rekisteröityjen tietoja käsitellään MTK-konsernissa laskutuksen hoitamiseksi, sekä siirretään osakkuusyhtiöillemme, kuten Metsänhoitoyhdistysten Palvelut MHYP Oy:lle ja Mhy Tili Oy:lle, postitusta ja taloushallinnon ylläpitämistä varten.

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita. Takaamme tällöin sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa. Alihankkijat ovat velvoitettuja käsittelemään henkilötietoja asianmukaiset tietoturvatoimenpiteet huomioiden.

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. MTK:n jäsenrekisterin ylläpidosta vastaa suomalainen YAP-Solutions Oy.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

Yhteydenotot

Tähän rekisteriselosteen liittyvät tiedustelut voi lähettää rekisteriselosteen alussa mainitulle henkilölle.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 4.10.2021.

2022 © Metsänhoitoyhdistykset