Metsänhoitoyhdistysten valtuustovaalit 2020

Vaalien tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE                                                                                                                                      

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) ja tietosuojalain (1050/2018) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja. 

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot 

Jokainen metsänhoitoyhdistys ylläpitää omaa valtuustovaaliensa tietosuojaselostetta.

2. Rekisteriä hoitava henkilö 

Äänioikeusrekisteriä hoitava henkilö selviää ottammalla yhteyttä jäsenyhdistyksesi vaalitoimikuntaan tai toimistoon. Metsänhoitoyhdistysten yhteystiedot >>

3. Rekisterin tarkoitus, nimi ja turvallisuus

Tämä tietosuojaseloste on laadittu metsänhoitoyhdistysten valtuuston vaaleja varten. Vaaleissa käsitellään äänioikeutettujen- ja äänestäjien henkilötietoja. Äänioikeusrekisteriä ylläpitää se rekisterinpitäjänä toimiva metsänhoitoyhdistys, jonka valtuuston vaaleista on kyse. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Rekisteriä käyttää myös Edita Prima Oy, joka käytännön toteuttaa vaalimateriaalin postituksen äänioikeutetuille.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja tarkoitukset 

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin: 

  • metsänhoitoyhdistysten valtuuston vaalien äänioikeutettujen informointi ja tiedottaminen, sekä äänestysmateriaalien lähettäminen,
  • ehdolle haluavien ja asettuvien henkilöiden informointi ja tiedottaminen,
  • ehdolle asettuvien henkilöiden vaalikampanjoiden käytännön toteutus,
  • vaalien äänestysäänien ja äänitulosten käsittely ja rekisteröinti.

Henkilötietojen käsittely perustuu metsänhoitoyhdistyksen jäsenyyteen, jolloin rekisteröity on antanut samalla suostumuksensa rekisteröidä ja käsitellä henkilötietojaan. Valtuuston vaalit on metsänhoitoyhdistysten lakisääteinen velvollisuus järjestää ja tämän velvollisuuden perusteella käsittelemme jäsentemme henkilötietoja.

Henkilötietoja käsitellään vaalikampanjoiden ja vaalien käytännön järjestämiseksi myös markkinoinnissa, jonka oikeusperustana edelleen on valtuuston vaalien käytännön toteuttaminen.                                                                                                                                                                                                                                              

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietotyyppejä: 

  • Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Kuolinpesien ja metsäyhtymien asiaa hoitavien henkilöiden henkilötiedot on mainittu rekistereissä erikseen
  • Jäsenyystieto
  • Y-tunnus
  • Henkilötunnus
  • Kiinteistötiedot
  • Vaaleissa ehdolle asettumisen tiedot
  • Äänestystulosten tiedot

5. Henkilötietoryhmät 

Metsänhoitoyhdistysten yleisiä henkilötietoryhmiä ovat: metsänomistajat, kuolinpesien ja metsäyhtymien asianhoitajat, sekä edunvalvonnan alaisten jäsenien määrätyt edunvalvojat. Metsänhoitoyhdistysten toiminnassa ei käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä, joilla tässä tarkoitetaan sellaista henkilötietojen käsittelyä, joista ilmenee: - rotu tai etninen alkuperä,

  • poliittiset mielipiteet,
  • uskonnollinen tai filosofinen vakaumus,
  • ammattiliiton jäsenyys,
  • geneettisten tai biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten,
  • terveyttä koskevien tietojen, taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevien tietojen käsittely. 

6. Tietojen luovuttaminen ja siirto 

Luovutamme keräämiämme henkilötietoja pelkästään niille toimijoille, jotka liittyvät vaaliprosessiin. Näitä ovat vaalien paperipaino- ja muun käytännön järjestelyn toteuttava Edita Prima Oy, Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:lle, sekä metsänhoitoyhdistysten palveluyritys MHYP Oy:lle. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa vaadittaessa viranomaisille.

Emme luovuta henkilö- tai tunnistetietoja, tai muita identifioimistietoja kenellekään muille yksityis- tai oikeushenkilöille, kuin edellisessä kappaleessa luetelluille. Viranomaisille luovutamme henkilö- tai yritystiedot vain oikeuden määräyksestä tai lainsäädännön muuten niin määrätessä. Henkilötietoja luovutetaan viranomaisille myös siinä tapauksessa, jos viranomainen on käynnistänyt henkilöstä tai oikeushenkilöstä esi- tai muun vastaavan tutkinnan ja henkilötiedot määrätään asiaa hoitavan viranomaisen puolesta luovuttamaan. 

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. 

7. Henkilötietojen säilytysajat 

Metsänhoitoyhdistys säilyttää rekisteröityjen äänioikeutettujen, sekä vaaleissa ehdolle asettuneiden henkilötiedot vaalitulosten muodossa 1-2 kuukautta vaalien päättymisestä. Äänioikeutettujen antamien äänien henkilötiedot säilytetään 3 kuukautta vaalien päättymisestä.                                                                                                                                                                                                                                              

8. Rekisteröidyn oikeudet 

8.1 Oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä 

Rekisterinpitäjän on informoitava henkilötietojen käsittelystä rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Rekisteröityjä on informoitava myös silloin, kun tiedot saadaan muualta kuin rekisteröidyltä itseltään. Tieto käsittelystä on tällöin toimitettava kohtuullisen ajan kuluessa ja viimeistään kuukauden kuluessa henkilötietojen saamisesta. Jos henkilötietoja käytetään viestintään asianomaisen rekisteröidyn kanssa, tieto käsittelystä on annettava viimeistään silloin, kun rekisteröityyn ollaan yhteydessä ensimmäisen kerran. Jos tietoja on tarkoitus luovuttaa toiselle vastaanottajalle, on tieto käsittelystä annettava viimeistään silloin, kun tietoja luovutetaan ensimmäisen kerran. Rekisteröidyille on informoitava:

  • rekisterinpitäjän ja hänen edustajansa yhteystiedot,
  • henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste,
  • mitä henkilötietoryhmiä yhdistys kerää ja käsittelee sekä mistä lähteistä tietoja saadaan
  • luovutetaanko henkilötietoja ulkopuolisille ja jos luovutetaan, tietojen saajien vastaanottajat
  • henkilötietoja siirrosta EU:n ulkopuolelle,
  • henkilötietojen säilytysajasta, tai jos se ei ole mahdollista, kriteerit ajan määrittämiseksi,
  • rekisteröidyn asetuksen mukaisista oikeuksista (mm. oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista) sekä oikeudesta peruuttaa annettu suostumus ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle, automaattisesta päätöksenteosta, ml. profiloinnin olemassaolosta, sekä siihen liittyvästä logiikasta, sen merkityksestä ja mahdollisista seurauksista.
  • jos henkilötietoja edelleen muihin tarkoituksiin kuin niihin, joihin henkilötiedot kerättiin, rekisterinpitäjän on informoitava rekisteröityä muista tarkoituksista ennen jatkokäsittelyä. 

8.2 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin 

Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja kyseiseen henkilörekisteriin on tallennettu. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön tehneen henkilöllisyyttä, rekisterinpitäjä voi kuitenkin pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn pyyntöön on reagoitava yhden kuukauden sisällä. Määräaikaa on mahdollista pidentää kahdella kuukaudella, jos pyynnöt ovat monimutkaisia tai niitä on paljon. Tällöin rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle määräajan jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, sekä kerrottava viivästymisen syyt. 

Pyyntöjen toteuttamisen lähtökohtana on maksuttomuus. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, esimerkiksi, jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi kuitenkin kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä tai periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen toimittamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset. 

Tietoturvatoimenpiteenä annamme rekisteröidylle hänestä rekisteröidyt tiedot pääsääntöisesti vain toimipaikassamme, jolloin tunnistamme rekisteröidyn. Tarvittaessa voimme luovuttaa rekisteröidylle hänestä rekisteröidyt tiedot myös muuten. Tällöin vaatimuksena on kirjallinen ja rekisteröidyn allekirjoittama tarkastuspyyntö, joka on osoitettu metsänhoitoyhdistyksen asiakasrekistereistä vastaavalle henkilölle. 

8.3 Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. 

Oikeus tietojen poistamiseen 

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn niin pyytäessä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin,          - rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, - rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä,
  • rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten,
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti,
  • henkilötiedot on poistettava EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi,
  • henkilötiedot on kerätty suoraan lapselle tarjottavien tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä. 

Jos rekisterinpitäjän on poistettava tiedot ja rekisterinpitäjä on julkistanut henkilötiedot, rekisterinpitäjän on lisäksi ilmoitettava henkilötietoja käsitteleville rekisterinpitäjille, että rekisteröity on pyytänyt poistamaan henkilötietoihin liittyvät linkit tai näiden henkilötietojen jäljennökset tai kopiot. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä, jos:

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden,
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista,
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi,
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet on kesken. 

Rekisterinpitäjä saa edelleen säilyttää henkilötietoja, muttei muutoin käsitellä niitä ilman rekisteröidyn suostumusta. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle. 

Vastustamisoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos:

henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun toteuttamiseen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttöön. Jos rekisteröity käyttää vastustamisoikeuttaan, henkilötietoja ei enää saa käsitellä, ellei:

  • rekisterinpitäjä pysty osoittamaan, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut ja oikeudet,
  • käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten, ml. profilointia, jos se liittyy suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, tietoja ei enää saa käsitellä suoramarkkinointitarkoituksia varten. Rekisteröityä on informoitava selkeästi vastustamisoikeudesta viimeistään silloin, kun rekisteröityyn ollaan yhteydessä ensimmäisen kerran. 

9. Siirrot EU-alueen ulkopuolelle 

Henkilötietojen siirto EU-alueen ulkopuoliseen maahan on sallittua, jos komissio on tehnyt päätöksen, jossa todetaan, että kyseinen kolmas maa varmistaa riittävän tietosuojan tason. Jos komissio ei ole tehnyt em. päätöstä, henkilötietojen siirto EU-alueen ulkopuolelle on sallittua, jos rekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä ovat toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet ja jos rekisteröityjen saatavilla on täytäntöönpanokelpoisia oikeuksia ja tehokkaita oikeussuojakeinoja. Henkilötietojen siirrot EU-alueen ulkopuolelle ovat lisäksi sallittuja poikkeuksellisissa erityistilanteissa, vaikka komissio ei olisi tehnyt päätöstä tietosuojan riittävästä tasosta eikä rekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä olisi toteuttanut em. asianmukaisia suojatoimia. 

Erityistilanteita ovat muun muassa:

rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa ehdotettuun siirtoon sen jälkeen, kun hänelle on ilmoitettu, että tällaiset siirrot voivat aiheuttaa rekisteröidylle riskejä tietosuojan tason riittävyyttä koskevan päätöksen ja asianmukaisten suojatoimien puuttumisen vuoksi,

  • siirto on tarpeen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä,
  • siirto on tarpeen rekisterinpitäjän ja toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön välisen, rekisteröidyn etujen mukaisen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöönpanemiseksi,
  • siirto on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi,
  •  siirto on tarpeen rekisteröidyn tai muiden henkilöiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi, jos rekisteröity on fyysisesti tai juridisesti estynyt antamasta suostumustaan. 

Metsänhoitoyhdistysten valtuuston vaalien äänioikeusrekisterien henkilötietoja ei siirretä EU-alueen ulkopuolelle.

10. Tietoturvatoimenpiteet 

Tietoturvaloukkauksen sattuessa Metsänhoitoyhdistyksen on tehtävä ilmoitus tietoturvaloukkauksesta valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu) ilman aiheetonta viivytystä heti, kun loukkaus on tullut yrityksen tietoon ja kuitenkin viimeistään 72 kuluessa. Tämän määräajan jälkeen tehdyistä ilmoituksista pitää toimittaa valvontaviranomaiselle perusteltu selvitys siitä, miksi ilmoitus on tehty myöhässä. Lisäksi loukkauksesta on ilmoitettava niille henkilöille, joiden osalta tietosuojaa on rikottu. Ilmoitusta rekisteröidylle ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet tai rekisterinpitäjä on toteuttanut toimenpiteitä, joilla varmistetaan, että korkea riski luonnollisten henkilöiden oikeuksille ei enää toteudu. 

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi 

Metsänhoitoyhdistys rekisterinpitäjänä ei tee henkilötietojen pohjalta asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.